hoverOS
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Funktionen

Alles an einem Ort, nichts doppelt.

hoverOS ersetzt die Controlling-Tabellen, nicht eure Buchhaltung oder euer Projekttool. Es nimmt die Belege von dort und macht daraus den Überblick. Alle Bilder stammen aus einer Demo-Instanz.

Hoverboard

Die Startseite, die den Tag sortiert.

Vier Kennzahlen, die zählen: offen, überfällig, bezahlt im Monat, Kontostand zum Monatsende. Darunter der Cashflow der letzten sechs Monate, Aktionen, die aus euren Belegen folgen, und eine Liste dessen, was Aufmerksamkeit braucht.

  • Aktionen wie "Rechnungsplan weicht vom Auftrag ab" oder "Abschlussrechnung fehlt"
  • Ziele je Monat für Umsatz, Marge und Auslastung, mit Warnung, wenn eines reißt
  • Überfällige Rechnungen und mündlich zugesagte Aufträge auf einen Blick
  • Bis Dezember fehlen noch X: der Druck bis Jahresende, täglich aktuell
Einnahmen

Jede Rechnung mit Status, Kunde und Bereich.

Mündlich zugesagt, geplant, gestellt, bezahlt oder mit offener Frage: der Status sagt, wo ein Beleg steht. Tabs und Filter machen aus der Liste in einem Klick die Antwort auf "Was ist noch offen?".

  • Rechnungen planen, bevor sie gestellt sind, mit Monat und Betrag
  • Zahlungsziel, Überfälligkeit und vermerkte Erinnerung je Rechnung
  • Direkt aus sevdesk oder Lexware Office holen, wenn ihr dort fakturiert
Ausgaben

Was der Monat decken muss.

Fixkosten, Gehälter, Fremdkosten, Auslagen und Kredite, monatlich oder einmalig, mit Laufzeit von bis und Status je Monat. So steht fest, was der Monat decken muss, bevor der erste Euro reinkommt.

  • Wiederkehrende Ausgaben einmal anlegen, sie laufen mit
  • Fremdkosten einem Projekt zuordnen, die Marge rechnet sich
  • Mit sevdesk: Eingangsbelege haken Fixkosten ab oder werden Fremdkosten, nichts zählt doppelt
  • Kredite von Gesellschaftern oder der Bank mit Tilgungen im Blick
Projekte

Aufträge mit Budget, Plan und Marge.

Projekt, Retainer oder Angebot: jeder Auftrag hat Leistungen, ein internes Budget, einen Rechnungsplan und ein Team. Gebuchte Stunden laufen gegen das Budget, die Marge steht live daneben.

  • Rechnungsplan mit Abschlägen und Schlussrechnung, verbunden mit den Einnahmen
  • Team mit Kosten- und Abrechnungssatz, Auslastung je Person
  • Zeiten per Hand in der Zeiterfassung oder aus awork
Liquidität

Zwölf Monate voraus, in einer Tabelle.

Eine Zeile pro Rahmenvertrag, Projekt oder Angebot, eine Spalte pro Monat. Bezahlt grün, gestellt blau, geplant grau, Fragen gelb, Überfälliges rot, Wahrscheinliches gestrichelt. Darunter die festen Ausgaben und der Kontostand zum Monatsende, gerechnet nur mit dem, was beauftragt ist.

  • Gerechnet mit dem Geldeingang: bezahlt am Zahltag, gestellt zur Fälligkeit, Überfälliges im aktuellen Monat
  • Einnahmen getrennt nach gestellt und geplant
  • Offene Angebote und mündlich Zugesagtes als eigene Zeile, dazu der Kontostand mit Angeboten
  • Start-Kontostand setzen, der Verlauf rechnet sich
  • Mit sevdesk: Kontostand der gewählten Konten als Start zum Monatsersten, der heutige Stand daneben
  • Nach Bereich filtern, Zeitraum frei wählen bis 24 Monate
  • Rechnung direkt in einem Monat einplanen
  • Geplante Rechnungen in einen anderen Monat ziehen, aufteilen oder duplizieren
Pipeline

Von der Idee bis zum Auftrag.

Erst die Chance mit grober Summe, dann das Angebot mit Wahrscheinlichkeit und Rechnungsmonaten, auf Wunsch verteilt auf mehrere Monate. Die Liquidität zeigt offene Angebote gewichtet in einer eigenen Zeile, der Kontostand bleibt bei dem, was beauftragt ist. Gewonnen: ein Klick, und das Projekt läuft mit Rechnungsplan.

  • Chancen zählen nirgends mit, Angebote gewichtet, Gewonnenes voll
  • Gewonnen legt das Projekt an und plant die Rechnungen so, wie das Angebot verteilt war
  • Nächster Schritt als Aufgabe am Angebot, Notizen dazu
  • Angebote mit Gültigkeit: Abgelaufenes zählt nicht mit, die Glocke erinnert, ein Klick verlängert
  • Mit sevdesk: versendete Angebote kommen von selbst, angenommen oder abgelehnt wird übernommen
Auswertung

Zwei Monate nebeneinander.

Einnahmen bezahlt, gestellt, Ausgaben und Saldo im Vergleich zum Vormonat oder Vorjahr. Dazu der Trend über das Jahr und die Antwort auf die Frage, wie viel Auftrag bis Dezember noch fehlt.

  • Vormonat oder Vorjahr mit einem Klick
  • Deckung der Fixkosten als Linie, nicht als Bauchgefühl
  • Monate ohne Belege bleiben leer, nichts wird geschätzt
  • Akquisedruck: was bis Dezember fehlt und was Angebote und Chancen davon halten
  • Der Monat auf einer Seite zum Drucken oder als PDF: Kennzahlen, Rechnungen, Ausgaben, Stunden
Rentabilität

Was ein Projekt gebracht hat.

Abgeschlossene Projekte eines Jahres, laufende Projekte oder Retainer: Umsatz netto, wie abgerechnet, minus Fremdkosten, wie gebucht, minus eigene Stunden zum Kostensatz ihres Tages. Übrig bleibt der Deckungsbeitrag; mit Gemeinkosten je Stunde auch das Ergebnis danach.

  • Je Projekt, Kunde oder Bereich
  • Marge und Ertrag je eigener Stunde
  • Gemeinkosten je Stunde, mit Vorschlag aus euren Fixkosten
  • Stunden gegen Plan, bei laufenden Projekten als Anteil des Plans
  • Hinweis, wenn jemand ohne Kostensatz bucht
  • Mit den Modulen Projekte und Team
Team

Personen, Sätze, Auslastung.

Interne und externe Personen mit Kosten- und Abrechnungssatz, Rolle und Zugang. Sätze sind historisiert: ein neuer Satz gilt ab Datum, alte Zeiteinträge rechnen weiter mit dem damaligen.

  • Arbeitsplan je Person: Stunden je Wochentag, Feiertage nach Bundesland
  • Urlaub und Krankheit eintragen, die Kapazität rechnet sich daraus
  • Auslastung im Monat gegen diese Kapazität, Externe pauschal. Als Modul abschaltbar, wenn ihr nur Sätze braucht
  • Kostensatz-Vorschlag aus den Gehältern, mit Ausgaben-Modul
  • Rollen: Admin, Controlling, Projektleitung, Mitarbeit, Extern
Zeiterfassung

Stunden erfassen, Projekt später.

Jede Person trägt ihre Stunden an einem Tag ein oder lässt den Timer in der Kopfleiste mitlaufen, mit Projekt und Leistung oder erst mal ohne. Woche oder Monat, aus Sicht des Teams oder der Projekte; darunter jede einzelne Zeit, Plan gegen Ist je Projekt daneben.

  • Woche oder Monat, Zeilen je Person oder je Projekt
  • Timer in der Kopfleiste, Stoppen bucht auf Viertelstunden gerundet
  • Plan gegen Ist je Projekt, Leistung und Person
  • Export als CSV oder Stundennachweis zum Drucken
Kalender

Alles mit Datum, auf einem Monat.

Rechnungen am Rechnungsdatum, Fälligkeiten, Ausgaben am Zahltag, gebuchte Stunden und Aufgaben: fünf Ebenen auf einem Monatsraster, einzeln oder zusammen. Die Farben sind die Status aus den Listen, ein Klick führt zum Beleg.

  • Ebenen per Häkchen kombinieren, die Wahl bleibt gespeichert
  • Fälligkeiten rot, sobald der Tag vorbei ist
  • Stunden je Person und Tag, mit Projekten im Tooltip
Aufgaben und Notizen

Unten rechts, immer dabei.

Ein Satz, ein Termin, eine Person: Aufgaben für dich oder jemanden im Team, am Kunden, Projekt oder an der Rechnung. Daneben Notizen mit Text, Rechner und Anhängen. Beides sitzt im Dock unten rechts, auf jeder Seite, mit Zähler für das, was heute fällig ist.

  • Schnell anlegen mit Enter, abhaken mit einem Klick
  • Aufgaben am Hoverboard und im Kalender
  • Notizen privat oder für die Firma, mit Formeln, die rechnen
Integrationen

Eure Werkzeuge bleiben, die Belege kommen rüber.

Eine Integration verbindet ein Programm, das ihr ohnehin nutzt. Ihr hinterlegt einen API-Schlüssel, hoverOS holt stündlich ab, was es für den Überblick braucht. Weitere Anbindungen sind in Planung.

sevdesk

Ihr fakturiert weiter in sevdesk. hoverOS holt stündlich Rechnungen, Zahlungen und Mahnungen ab und legt sie im Pool des Kunden ab. Ihr ordnet sie mit einem Klick der geplanten Rechnung zu, nichts wird ungefragt zusammengeführt.

  • Bezahlt in sevdesk heißt bezahlt in hoverOS
  • Mahnungen erscheinen als Erinnerung an der Rechnung
  • Versendete Angebote landen in der Pipeline, mit Pipeline-Modul
  • Kontostand der gewählten Konten für die Liquidität
  • Eingangsbelege auf Wunsch: je Lieferant einmal Fixkosten oder Projekt zuordnen, mit Ausgaben-Modul
  • Pool zählt erst nach eurer Zuordnung
  • API-Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert
9,00 € / Monat, in der Instanz zuschaltbar

Lexware Office

Ihr fakturiert weiter in Lexware Office. hoverOS holt stündlich Rechnungen, Zahlungen und Mahnungen ab und legt sie im Pool des Kunden ab. Ihr ordnet sie mit einem Klick der geplanten Rechnung zu, nichts wird ungefragt zusammengeführt.

  • Bezahlt in Lexware Office heißt bezahlt in hoverOS
  • Pool zählt erst nach eurer Zuordnung
  • API-Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert
9,00 € / Monat, in der Instanz zuschaltbar

awork

Ihr plant und bucht weiter in awork. hoverOS übernimmt Projekte, Personen und gebuchte Zeiten und rechnet sie gegen Budget und Auslastung. Nutzer und Projekte ordnet ihr beim Einrichten einmal zu, nichts wird doppelt angelegt.

  • Stunden laufen gegen das Projektbudget
  • Auslastung je Person aus den gebuchten Zeiten
  • Marge je Projekt aus Sätzen und Zeiten
  • Zeitbudget aus awork als Stundenplan in der Rentabilität
9,00 € / Monat, in der Instanz zuschaltbar

Weitere in Planung

Welche Anbindung fehlt euch? Sagt uns, womit ihr fakturiert, bucht oder Zeiten erfasst. Das entscheidet, was als Nächstes kommt.

Wunsch melden
Außerdem

Was sonst noch dazugehört.

Kunden

Kundenstamm mit Nummer, Farbe und Bereich. Rechnungen, Projekte und Historie je Kunde.

Timer

In der Kopfleiste starten, auf dem Projekt stoppen. Gerundet auf Viertelstunden, direkt als Zeit gebucht.

Ablage

Belege ablegen und an Rechnungen, Ausgaben oder Projekte hängen. PDF, Bilder, Office.

Digest

Das Hoverboard als Mail. Täglich, wöchentlich oder monatlich, je Instanz einstellbar.

Branding

Eigener Name, eigene Akzentfarbe, eigenes Zeichen als SVG oder PNG. In der App, auf dem Tab und in jeder Mail, je Firma. Einmal kaufen, für die ganze Instanz.

CSV überall

Jede Liste als CSV: Einnahmen, Ausgaben, Kunden, Projekte, Pipeline, Team, Zeiten, Aufgaben. Mit den gesetzten Filtern, Semikolon und Dezimalkomma, öffnet direkt in Excel oder Numbers.

Mehrere Firmen

Ab Studio führt ihr mehrere Firmen in einer Instanz. Oben umschalten, jede mit eigenen Belegen und Zahlen.

Rollen und PIN

Sechs Rollen, darunter eine Leserolle für die Steuerberatung. PIN-Sperre nach fünf Minuten Pause, Zwei-Faktor-Anmeldung. Verschlüsselte Sicherung jede Nacht, Support nur mit eurem Code.

Sicherheit

Zahlen, die nur euch gehören.

Controlling-Daten sind das Vertraulichste, was eine Agentur hat. hoverOS behandelt sie so.

Getrennt von anderen Firmen

Jede Firma hat ihren eigenen, abgeschlossenen Bereich. Eure Zahlen, Kunden und Dateien liegen nirgends zusammen mit denen einer anderen Firma.

Server in Deutschland

Anwendung, Datenbank und Backups laufen auf Servern in Deutschland. Weder Website noch Anwendung setzen Tracker oder Werbenetzwerke ein.

Zweiter Faktor

Jeder Zugang lässt sich mit einer Authenticator-App absichern, auch unser Admin-Center. Passwörter brauchen mindestens zehn Zeichen und werden gegen bekannte Leaks geprüft.

PIN-Sperre

Nach fünf Minuten Pause verlangt hoverOS eine vierstellige PIN, bevor Zahlen wieder sichtbar sind. Die Zeit stellt jede Person selbst ein.

Verschlüsselte Backups

Datenbank und Ablage werden jede Nacht gesichert, verschlüsselt und zusätzlich außerhalb des Servers abgelegt; der Schlüssel dazu liegt nicht auf dem Server. Nach dem Ende des Vertrags bleibt die Instanz 30 Tage lesbar und exportierbar.

Rollen und Rechte

Admin, Controlling, Projektleitung, Mitarbeit und Extern sehen jeweils nur, was sie brauchen. Jede Berechtigung hat eine Mindestrolle, Abrechnung und Zugänge sind Admin-Sache.

Verschlüsselt in der Datenbank

Notizen, Aufgaben, Kontaktdaten und Zugangsdaten zu angebundenen Diensten liegen verschlüsselt in der Datenbank. Wer die Datenbank in die Hand bekommt, liest sie nicht.

Support nur mit eurem Code

Niemand von hoverOS kommt ohne euch in eure Instanz. Für Support erzeugt ihr einen Code, der 24 Stunden gilt, wahlweise nur lesend. Die Sitzung ist für euch sichtbar, wird protokolliert und endet, sobald ihr sie beendet.

Eingriffe werden protokolliert

Direkte Zugriffe auf die Datenbank am Server werden mitgeschrieben und die Protokolle verschlüsselt außerhalb des Servers abgelegt. Befehle, die Daten löschen könnten, verlangen in Produktion den zweiten Faktor eines Admins.

Selbst ausprobieren statt lesen.

14 Tage mit allen Funktionen, ohne Zahlungsdaten.

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